Ceremonial y Protocolo

Contenidos

• Introducción
• Clasificación de actos universitarios
• Ceremonial y protocolo
• Programa básico de algunos actos universitarios
• Precedencia universitaria
• Precedencia de decanos y directores generales
  

I. Ceremonial y protocolo

Todo acto universitario requiere de ciertas formalidades para su organización y desarrollo, de modo de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto, que las distintas unidades de la Universidad puedan ordenar el ceremonial de los actos que organicen sobre bases comunes para toda la institución.
Esta publicación es una síntesis del Manual de Ceremonial y Protocolo de la Universidad del Bío-Bío, con las principales normas que deben observarse para la realización de actos de esta naturaleza.

II. Clasificación de actos universitarios

Actos solemnes: Son aquellos que la Universidad celebra periódicamente, de acuerdo a normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Su organización es responsabilidad de la Dirección General de Comunicación Estratégica, a través e Relaciones Públicas, sin perjuicio de la colaboración que le puedan brindar otras unidades.

Actos institucionales:

En el primer caso, su organización es responsabilidad de la unidad directamente beneficiada, la que contará con la colaboración de la Dirección General de Comunicación Estratégica en lo relativo a su coordinación y ejecución. Las invitaciones serán suscritas por el Rector y la máxima autoridad de la unidad organizador.
La responsabilidad de la organización de los actos de homenaje por años de servicios a académicos y no académicos, en tanto, corresponde a la Dirección General de Comunicación Estratégica, a través de Relaciones Públicas.

Actos interinstitucionales: Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:

Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con el estrechamiento y/o consolidación de estos lazos, con la colaboración de la Dirección General de Comunicación Estratégica. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas o, si ello no fuere posible, sólo por la Rectoría.

Actos académicos: Comprenden las ceremonias de:

La organización y coordinación de los actos académicos, a excepción de la investidura de la profesores titulares, son de responsabilidad de la unidad gestora de la iniciativa, con la colaboración de la Dirección General de comunicación Estratégica. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán cursadas por la máxima autoridad de la unidad organizadora.

III. Ceremonial universitario

Algunas de las formalidades que deben observarse en la organización de un acto universitario son las siguientes:
Invitaciones
Al establecer la fecha y hora de realización de una ceremonia, debe considerarse la disponibilidad de tiempo de la autoridad invitada, ya sea ésta externa o interna, particularmente si se desea que haga uso de la palabra. Para ello, la unidad organizadora le comunicará -de preferencia por escrito- el propósito de la invitación con la debida anticipación, especificando si deberá intervenir en el acto y, si así fuere, sugiriendo la temática a tratar. Se enviará carta firmada por el Rector cuando se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Senado, Presidente de la Corte Suprema, Presidente de la Cámara de Diputados, ex-Presidentes de la República, Cardenales, Embajadores extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro y Contralor General de la República.
A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos y logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.

Ubicación de los invitados
La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia y actuando como dueño de casa la máxima autoridad de la unidad organizadora. Esta cederá el centro de la primera fila, de la mesa de honor o testera -lugar destinado al anfitrión- al Rector o su representante legal cuando asista, ubicándose a su izquierda. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas, no superior a siete, con el dueño de casa al centro. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecho a izquierdo, de mayor a menor jerarquía.
Para la firma de convenios y/o entrega de donaciones, los máximos representantes de las instituciones serán ubicados protocolarmente en una testera o al centro de uno de los costados de una mesa, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si fueren tres los firmantes, el Rector se situará en el centro. Los demás asistentes serán ubicados de acuerdo a su jerarquía e intercalando invitados internos y externos en los lugares asignados al público o alrededor de la mesa.
Uso de las banderas nacional e institucional
La Bandera Nacional sólo se empleará para los actos universitarios solemnes de inauguración del año académico y de celebración del aniversario institucional y en aquellos en que esté presente el Presidente de la República -en cuyo caso se enarbola el Estandarte Presidencial- o un Ministro de Estado en su representación. En las otras ceremonias se usará el pabellón institucional, de acuerdo a las siguientes normas:
- La bandera institucional nunca, por motivo alguno, puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañen ni puede quedar izada a menor altura que las demás.
- La bandera de la Universidad debe ser colocada siempre en forma tal que destaque en el conjunto.
- En el caso de conferencias o testeras, la bandera institucional debe ir colocada al lado derecho del principal orador, esto es a la izquierda según la percepción del público.
- Si está acompañada de un número par de banderas, ocupará el lugar al centro de ellas. Los demás pabellones, en tanto, se colocarán a su derecha e izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de precedencia establecido.
- Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador, u otra ubicación en forma que destaque.
- La precedencia de las otras banderas presentes será determinada por orden alfabético, salvo que existieren otros motivos que considerar -jerarquía de las instituciones representadas, presencia de pabellones de naciones extranjeras u otra razón igualmente atendible-.
El Himno Nacional será interpretado únicamente en los actos universitarios solemnes de inauguración del año académico y de celebración del aniversario institucional o en presencia del Presidente de la República, al comienzo de la ceremonia. En los otros actos, sólo se interpretará el Himno de la Universidad, al inicio o al término de la actividad.
IV. Programa básico de algunos actos universitarios
Inauguración de obras

Reconocimientos y homenajes

Firma de convenios

Entrega de donaciones

Visitas protocolares

Entrega de títulos

Presentaciones de libros