Contenidos Objetivo Actores del proceso Flujo de trabajo y duración Información textual y fotografías Detección de requerimientos comunicacionales estratégicos para la Universidad Códigos gráficos institucionales estratégicos Asesoría en el diseño de soportes Comunicar las acciones para apoyo Impresión de gráficas e información Apoyo administrativo del Equipo de la Dirección de Comunicación Estratégica Solicitud para la creación de imagen promocional Solicitud aplicación de marca en soportes Glosario
1.- Objetivo El presente Reglamento establece los procedimientos a seguir para la solicitud de diseño de soportes impresos, de apoyo a las actividades propias de la Universidad. Su objetivo es lograr resultados de calidad, conforme a las exigencias de una institución de educación superior; mantener la coherencia de los mensajes visuales o escritos que se emiten a nivel interno o externamente, para un posicionamiento efectivo de la identidad visual de la Universidad; y facilitar el trabajo y la gestión de las distintas unidades involucradas. El Reglamente define el flujo de trabajo, identifica los actores del proceso de diseño y determina los pasos a seguir en los proyectos que en esta área se soliciten al Equipo de Comunicaciones de la institución.
2.- Actores del proceso
En el flujo de trabajo participará el Equipo de Comunicaciones, dependiente de la Dirección General de Comunicación Estratégica. En términos generales, está formado por: • Director de Comunicaciones o su representante.
• Periodistas.
• Equipo creativo (Diseñadores Gráficos y publicista). A ellos, se suma el cliente o la persona que, en representación de una unidad de la Universidad, solicita un diseño a la dirección. De acuerdo a lo requerido, se podrá omitir o agregar participantes en el proceso. Es importante identificar a las personas o unidades a cargo de la información contenida en el soporte impreso que se solicita, para que entreguen su aprobación o visto bueno a los datos que se requiere publicar, resguardando de esta manera la veracidad de los contenidos de una publicación.
3.- Flujo de trabajo y duración
Recepción de la solicitud: La solicitud de diseño de soportes impresos deberá realizarse vía correo electrónico u ordinario y dirigirse a la Directora General de Comunicación Estratégica, quien - en un plazo no superior a los 3 días hábiles - informará al cliente de la aprobación, reformulación o rechazo del requerimiento. El mismo Director informará de la aprobación de la solicitud al Equipo Creativo. Recepción de información: El cliente enviará la información al Equipo de Comunicaciones. Revisión de la Información: El Equipo de Comunicaciones evaluará la calidad de la información y podrán contactar al cliente en caso de requerir mayor información textual, fotográfica o para aclarar ideas. Etapa de Creación (Diseño): Se define acá la idea central del mensaje. La duración de esta etapa es de 7 días hábiles a contar de la recepción de la información. Etapa de Producción: Definido el concepto creativo o idea central del mensaje, se realizarán propuestas gráficas de los soportes solicitados. La duración de esta etapa es de 7 días hábiles. Entrega de propuesta(s) al cliente: El diseñador hará llegar la(s) propuestas(s) al cliente, quien hará las observaciones pertinentes para definir el diseño final. En caso de tener observaciones, se retomará la Etapa de Diseño o la de Producción. Afinación de la propuesta elegida: El cliente deberá informar al diseñador las modificaciones que requiere el diseño final, las que serán evaluadas y aplicadas según su pertinencia. La duración de esta etapa es de 2 días hábiles. Revisión de información escrita en el diseño final: Corresponderá a la corrección realizada por un periodista de la Dirección General de Comunicación Estratégica al soporte que, posteriormente, será enviado por el cliente a la imprenta. La duración de esta etapa es de 2 a 5 días hábiles, dependiendo de la extensión de los textos a corregir. Aceptación por parte del cliente: El cliente deberá manifestar su visto bueno por escrito a la Dirección General de Comunicación Estratégica, con copia a quienes participaron en el proceso. Entrega de originales para imprenta: El diseñador hará llegar los archivos necesarios al cliente, quien los enviará a imprenta a través del Departamento de Adquisiciones correspondiente.
La entrega de los originales se hará cuando el diseño final esté aprobado por el cliente tanto en lo que se refiere a la información y contenido periodístico como a su redacción y ortografía. La duración de esta etapa es de 1 día hábil.
El Equipo Creativo NO entregará propuestas antes de los plazos expuestos, salvo que la Directora General de Comunicación Estratégica determine lo contrario, en atención a la importancia estratégica de la solicitud. Si se requiere hacer tomas fotográficas, se acordará con el cliente el día en las cuales éstas se realizarán. Dependiendo de la complejidad y cantidad de fotos que se necesiten, podrá convenirse con el cliente nuevos períodos de entrega de propuestas.
4.- Información textual y fotografías
La información para este caso está referida a los textos o fotografías que el cliente pueda entregar. • Textos: Es de responsabilidad de las unidades que solicitan servicios de diseño. La Dirección General de Comunicación Estratégica no se responsabiliza por los datos entregados para soportes impresos, sólo velará por su correcta presentación, redacción y ortografía. • Fotografía: El cliente podrá hacer llegar al equipo creativo las fotografías que considera convenientes incluir en el diseño. Este material será evaluado y se tomará la decisión de incorporarlas o no. Los principales parámetros para no incluir una imagen serán: tamaño muy pequeño, baja resolución, foto pixelada, problemas de iluminación y encuadre.
En caso que el cliente no disponga fotografías y, en estricto rigor, es necesario contar con ellas, el cliente podrá acordar con el equipo creativo la toma de éstas.
5.- Detección de requerimientos comunicacionales estratégicos para la Universidad
El Equipo de Comunicaciones evaluará la importancia estratégica de las solicitudes, con el objetivo de clasificar los requerimientos y detectar cuáles son los que necesitan mayor urgencia en su ejecución.
6.- Códigos gráficos institucionales estratégicos
Los diseños emitidos por esta casa de estudios deberán incluir, del punto de vista gráfico, los elementos de identidad visual que el Equipo de Comunicaciones determine como estratégicos a potenciar. Básicamente, los códigos que deben estar siempre presentes son: la marca -compuesta por el escudo y logotipo- y el slogan institucional. Queda a criterio del Equipo de Comunicaciones realizar cambios y excepciones al respecto.
Las decisiones tomadas en esta materia podrán ser homologables a soportes digitales, como el sitio web institucional u otros.
7.- Asesoría en el diseño de soportes
El Equipo de Comunicaciones velará por el cumplimento de la normativa acá descrita, actuando como entidad asesora en los soportes que se realicen fuera de él. En este caso, el Equipo de Comunicaciones tendrá la facultad de revisar los contenidos textuales y el buen uso de los elementos de identidad visual de la institución. Todo diseño que no sea efectuado por el Equipo de Comunicaciones, debe igualmente ser visado por esta entidad. De lo contrario tendrá el derecho de QUITAR DE CIRCULACIÓN TODO MATERIAL GRÁFICO QUE NO CUMPLA CON LA NORMATIVA GRÁFICA DE LA INSTITUCIÓN, independientemente del centro de costo que lo haya financiado.
8.- Comunicar las acciones para apoyo
Es de responsabilidad de cada una de las facultades, departamentos, direcciones u otras unidades poner en conocimiento de la Dirección General de Comunicación Estratégica, al inicio del año académico (marzo), las actividades que realizarán, particularmente aquellas que requieran apoyo de comunicación visual. 9.- Impresión de gráficas e información Sin perjuicio del trabajo de diseño que desarrolle el Equipo Creativo, éste NO realizará las impresiones de los trabajos, ni en papel, tela ni otro soporte.
10.- Apoyo administrativo del Equipo de la Dirección de Comunicación Estratégica
El Equipo Creativo NO se hará cargo del trato administrativo directo con una imprenta para la impresión de material, salvo para acordar detalles técnicos. Esta unidad NO gestionará solicitudes de cotizaciones, envío de órdenes de compra, recepción de facturas u otros; Sólo aportará información de los aspectos técnicos al cliente, para que él mismo solicite una cotización u orden de compra.
11.- Solicitud para la creación de imagen promocional
El solicitante debe entregar información que permita elaborar pautas para el diseño de imagen de la imagen promocional de encuentros, cursos, seminarios, congresos, etc. La información requerida debe responder las siguientes preguntas: • ¿Cuál es el público al cual se quiere llegar con el mensaje?
(Especificar edad, sexo, nivel cultural, hábitos o cualquier otro detalle que ayude a la creación de la imagen). • ¿Cuál es la reacción que usted espera del público que estará expuesto al mensaje? • ¿Qué es lo más importante que recibirá el público con la actividad? • ¿Qué referencias tiene de algo similar que se haya realizado o se esté realizando? • ¿Existen instituciones auspiciadoras o patrocinadoras cuyas marcas deban ser incorporadas en el diseño?, ¿Cuáles?
(Deberá entregar imagen en logotipos) • ¿Qué restricción legal se debe considerar en el diseño? • ¿Cuál es la cantidad requerida para imprimir en imprenta? • ¿Con qué presupuesto cuenta? • ¿Qué tipo de soporte requiere?
(Aviso, carpeta, afiche, díptico, tríptico, pendón, etc.) El equipo creativo podrá proponer o asesorar al cliente sobre el tipo de soportes a utilizar, como también otros aspectos técnicos de la impresión.
El proceso de diseño sólo se iniciará una vez que la solicitud sea recepcionada y cuente con la aprobación de la Directora General de Comunicación Estratégica o su representante. El plazo de entrega de las propuestas gráficas para este caso es de 15 días hábiles. 12.- Solicitud aplicación de marca en soportes Se consideran principalmente la aplicación de la imagen corporativa en soportes como papelería, carpetas, pendones, tarjetas de presentación, aplicación de la marca a elementos promocionales como: llaveros, lápices, poleras, entre otros. Para tal efecto deberá especificar la siguiente información: • ¿Cuál es el soporte al que se debe aplicar la marca?
(Bolso, lápices, tarjetas de presentación, etc.) • ¿Qué elemento adicional a la marca de la Universidad se debe considerar? • ¿Cuenta con algún modelo de referencia?
(Deberá hacer envío de éste al equipo creativo) • ¿Cuenta con el presupuesto para imprimir a todo color, o lo hará a 1 color?
(Este ítem está sujeto a lo establecido en el manual de imagen corporativa, por lo que hay casos en los cuales deberá imprimir a 1 color u otros a todo color). El proceso de diseño comenzará una vez que la solicitud sea recepcionada y cuente con la aprobación del Director General de Extensión y Comunicaciones o su representante. El plazo de entrega de las propuestas gráficas para este caso es de 7 días hábiles. 13.- Glosario Soporte(s):
Papelería institucional o publicitaria necesaria para difundir o promocionar actividades como pendones, folletos, carpetas, revistas u otro material que se requiera según las necesidades que se planteen en un momento dado. Diseño:
Proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo objeto o medio de comunicación. Cliente:
Persona que, en representación de la unidad solicitante, solicita a la Dirección General de Comunicación Estratégica el diseño de un soporte. Original:
Es el archivo, en formato digital, que se hará llegar a la imprenta para su impresión. Corrector de prueba:
Persona que revisa los originales de una publicación antes de comenzar la impresión, en este caso puede ser un periodista o la persona responsable de la información que se mostrará. VoB:
Visto bueno, aprobación. Marca:
Es una representación icónica o lingüística que cumple la función de identificación de un producto o un servicio. En el caso de la Universidad, la marca está constituida por el Escudo (símbolo heráldico) y el Logotipo (Texto con la nominación Universidad del Bío-Bío).
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