Reglamento Aula Magna Sede Chillán

OBJETIVO

Este documento describe la forma de operar para la solicitud y uso del Aula Magna de la Universidad del Bío-Bío, sede Chillán, para la realización de actividades relevantes propias del quehacer institucional.

ALCANCE

Este documento es aplicable para actividades para las que se estime una asistencia mínima de 120 personas y máxima de 274 personas, entre las que se consideran:

• Ceremonias institucionales: Aniversario de la Universidad, clases inaugurales, investidura de grados académicos honoríficos, reconocimiento por años de servicio
  y asunción de Rector, entre otros.
• Entrega de diplomas de título de programas de pregrado, posgrado y postítulo.
• Actividades de extensión académica como seminarios, jornadas, simposios, coloquios, ponencias y otros.
• Actividades de extensión artística y cultural tales como presentaciones teatro de montaje sencillo, cine, música, folclor y otros.
• Asambleas convocadas por las organizaciones internas representativas de distintos estamentos (académicos, administrativos y estudiantiles).

Se exceptúan las siguientes actividades:

• Clases u otras actividades propias del quehacer docente (charlas, defensa de tesis, presentaciones de trabajos, etc.)
• Reuniones de trabajo (consejos de facultad, reuniones de comités o comisiones, talleres)
• Actividades que requieran intervenir el espacio o que deterioren la infraestructura o los equipos de las dependencias del edificio Aula Magna, Sede Chillán.
  

INFORMACIÓN

1- Para hacer uso de cualquiera de las dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Chillán, se requiere solicitarlo oportunamente a la
Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE), al Técnico Encargado(a) de las Dependencias del Edificio Aula Magna, Sede
Chillán (TEDAM), quien coordina el calendario de actividades, para lo cual debe considerar las notas 1 a la 6.

2- Las solicitudes deben enviarse con una anticipación mínima de tres semanas, a través del sitio web http://www.ubiobio.cl/aulamagna, llenando
el formulario Solicitud de Uso de las Dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Chillán disponible on-line en la sección del calendario de actividades para tal afecto.

3- Las solicitudes deben ingresarse con la aprobación de la jefatura de la unidad requirente, indicando al responsable de la actividad, quien debe
estar presente en el lugar desde el inicio y hasta el término de ésta y preocuparse de los detalles necesarios para su correcto desarrollo,
enviando los requerimientos específicos para la ocasión al AA.

4- En el caso que existan dos solicitudes para el mismo día y hora, la Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE) priorizará aquella
enviada con anterioridad y/o en función de la relevancia de la actividad, de acuerdo al interés institucional, impacto en la comunidad, vinculación con
otras instituciones, amplitud de la convocatoria, proyecciones. La decisión adoptada será comunicada por mail a las unidades involucradas, en un
plazo no superior a los dos días a contar del ingreso de la solicitud que coincide con una anterior.

5- De requerir pruebas técnicas en forma previa a la actividad, los organizadores se encargarán de avisarlas oportunamente y coordinarlas
con el Técnico Encargado(a) dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Chillán (TEDAM) para su realización.

6- En caso de que el usuario requiera de todo el día cualquier dependencia del Edificio Aula Magna, Sede Chillán, éste deberá adjuntar programa
de actividades. Al término de la actividad, los organizadores son los responsables del orden y limpieza del lugar.

7- El aseo general es coordinado por el Técnico Encargado(a) dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Chillán
(TEDAM) con la empresa que entrega en servicio a la Universidad.

8- La suspensión de uso de cualquier dependencia del Edificio Aula Magna, Sede Chillán por parte del usuario, deberá ser avisado con
anticipación de un mínimo de dos días. En caso contrario, el usuario no tendrá prioridad para gestionar una próxima fecha de reserva.

Nota 1
El horario de uso de las Dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Concepción es de lunes a viernes, entre las 9 a 18 horas. Cualquier actividad que se realice en otro horario,
debe ser convenida con la DGCE. En caso que sea necesario, la unidad solicitante debe hacerse cargo del traslado en movilización del Técnico Encargado(a) de las dependencias
del Edificio Aula Magna, Sede Chillán (TEDAM).

Nota 2
Cualquier equipamiento que se requiera y con el que no cuente el Edificio Aula Magna, sede Chillán debe ser aportado por la unidad solicitante, la que debe preocuparse de
llevarlo y retirarlo del lugar una vez finalizada la actividad.

Nota 3
La unidad solicitante es la responsable del uso adecuado de cualquier dependencia del Edificio Aula Magna, Sede Chillán, de cuidar sus instalaciones y equipamiento y, en
caso que se produzca algún daño o deterioro, debe asumir los costos de su reparación o mantención.

Nota 4
No está permitido fumar ni ingerir alimentos ni bebidas en el auditorio. Los cócteles, coffee break o cualquier refrigerio se sirven en el hall o Sala Multiuso (sala 2), con la debida
autorización de la Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE).

Nota 5
No se pueden pegar afiches, pancartas u otros elementos en las dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Chillán, ni tampoco rayar paredes externas o interiores.
Solo se pueden usar pendones u otros elementos de difusión con su propio soporte.