Inicio > Reglamento

1. OBJETIVO
Este documento describe la forma de operar para la solicitud y uso del Aula Magna de la Universidad del Bío-Bío, sede Concepción, para la realización de actividades relevantes propias del quehacer institucional.

(Uso de Aula Magna para externos es solo y exclusivamente para Sector Nonguén y Collao, así como instituciones y/o organizaciones estatales o de carácter público).

2. ALCANCE

Este documento es aplicable para actividades para las que se estime una asistencia
mínima de 120 personas y máxima de 290 personas, entre las que se consideran:


- Ceremonias institucionales: Aniversario de la Universidad, clases inaugurales,
investidura de grados académicos honoríficos, reconocimiento por años de servicio
y asunción de Rector, entre otros.

- Entrega de diplomas de título de programas de pregrado, posgrado y postítulo.

- Actividades de extensión académica como seminarios, jornadas, simposios,
coloquios, ponencias y otros.

- Actividades de extensión artística y cultural tales como presentaciones teatro de
montaje sencillo, cine, música, folclor y otros

- Asambleas convocadas por las organizaciones internas representativas de
distintos estamentos (académicos, administrativos y estudiantiles).


Se exceptúan las siguientes actividades:

- Clases u otras actividades propias del quehacer docente (charlas, defensa de
tesis, presentaciones de trabajos, etc.)

- Reuniones de trabajo (consejos de facultad, reuniones de comités o comisiones,
talleres)

- Actividades que requieran intervenir el espacio o que deterioren la infraestructura o
los equipos de las dependencias del edificio Aula Magna, Sede Concepción.

Información

  • MODO DE OPERACIÓN

    • 1- Para hacer uso de cualquiera de las dependencias del Edificio Aula
      Magna, Sede Concepción, se requiere solicitarlo oportunamente a la
      Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE), al Técnico
      Encargado(a) de las Dependencias del Edificio Aula Magna, Sede
      Concepción (TEDAM), quien coordina el calendario de actividades, para lo
      cual debe considerar las notas 1 a la 6.
    • 2- Las solicitudes deben enviarse con una anticipación mínima de tres
      semanas, a través del sitio web http://www.ubiobio.cl/aulamagna, llenando
      el formulario Solicitud de Uso de las Dependencias del Edificio Aula
      Magna, Sede Concepción (ver Anexo 1) disponible on-line para tal afecto.
    • 3- Las solicitudes deben ingresarse con la aprobación de la jefatura de la
      unidad requirente, indicando al responsable de la actividad, quien debe
      estar presente en el lugar desde el inicio y hasta el término de ésta y
      preocuparse de los detalles necesarios para su correcto desarrollo,
      enviando los requerimientos específicos para la ocasión al AA.
    • 4- En el caso que existan dos solicitudes para el mismo día y hora, la
      Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE) priorizará aquella
      enviada con anterioridad y/o en función de la relevancia de la actividad, de
      acuerdo al interés institucional, impacto en la comunidad, vinculación con
      otras instituciones, amplitud de la convocatoria, proyecciones. La decisión
      adoptada será comunicada por mail a las unidades involucradas, en un
      plazo no superior a los dos días a contar del ingreso de la solicitud que
      coincide con una anterior.
    • 5- De requerir pruebas técnicas en forma previa a la actividad, los
      organizadores se encargarán de avisarlas oportunamente y coordinarlas
      con el Técnico Encargado(a) dependencias del Edificio Aula Magna, Sede
      Concepción (TEDAM) para su realización.
    • 6- En caso de que el usuario requiera de todo el día cualquier dependencia
      del Edificio Aula Magna, Sede Concepción, éste deberá adjuntar programa
      de actividades. Al término de la actividad, los organizadores son los responsables del
      orden y limpieza del lugar.
    • 7- El aseo general es coordinado por el Técnico
      Encargado(a) dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Concepción
      (TEDAM) con la empresa que entrega en servicio a la Universidad.
    • 8- La suspensión de uso de cualquier dependencia del Edificio Aula Magna,
      Sede Concepción por parte del usuario, deberá ser avisado con
      anticipación de un mínimo de dos días. En caso contrario, el usuario no
      tendrá prioridad para gestionar una próxima fecha de reserva.
  • Considerar las notas 1 al 5

    Nota 1
    El horario de uso de las Dependencias del Edificio Aula Magna, Sede Concepción es de
    lunes a viernes, entre las 9 a 18 horas. Cualquier actividad que se realice en otro horario,
    debe ser convenida con la DGCE. En caso que sea necesario, la unidad solicitante debe
    hacerse cargo del traslado en movilización del Técnico Encargado(a) de las dependencias
    del Edificio Aula Magna, Sede Concepción (TEDAM).


    Nota 2
    Cualquier equipamiento que se requiera y con el que no cuente el Edificio Aula Magna,
    sede Concepción debe ser aportado por la unidad solicitante, la que debe preocuparse de
    llevarlo y retirarlo del lugar una vez finalizada la actividad.


    Nota 3
    La unidad solicitante es la responsable del uso adecuado de cualquier dependencia del
    Edificio Aula Magna, Sede Concepción, de cuidar sus instalaciones y equipamiento y, en
    caso que se produzca algún daño o deterioro, debe asumir los costos de su reparación o
    mantención.

    Nota 4
    No está permitido fumar ni ingerir alimentos ni bebidas en el auditorio. Los cócteles, coffee
    break o cualquier refrigerio se sirven en el hall o Sala Multiuso (sala 2), con la debida
    autorización de la Dirección General de Comunicación Estratégica (DGCE).


    Nota 5
    No se pueden pegar afiches, pancartas u otros elementos en las dependencias del
    Edificio Aula Magna, Sede Concepción, ni tampoco rayar paredes externas o interiores.
    Solo se pueden usar pendones u otros elementos de difusión con su propio soporte.