Consideraciones Generales

La correspondencia protocolar varía según el nivel de las personas que la intercambian y los propósitos de la misma. Las más comunes son:

a. Nota protocolar
Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado. También se emplea para enviar felicitaciones o expresar condolencias. Es de carácter institucional.

b. Esquela
Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter personal. Se emplea, particularmente, para agradecer atenciones recibidas, aceptar una invitación o excusarse, enviar felicitaciones o expresas condolencias.

b. Tarjeta de invitación
Es una comunicación formal, impresa en cartulina, por lo general de tamaño sobre americano, y que lleva impreso el logotipo de la institución.

¿Qué detalles se debe considerar para realizar Invitaciones?

- La invitación a un acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.

- Las invitaciones deben despacharse con quince días como mínimo y veintiún días como máximo de anticipación.

- En el caso de las personas que serán homenajeadaso que van a presidir un acto, debe enviarse una carta invitación o nota protocolar informándoles del motivo, fecha, hora y lugar de la ceremonia al menos con un mes
de anticipación.

- Toda invitación debe redactarse en tercera persona.

- Las invitaciones deben imprimirse considerando una diagramación y diseño adecuados. Si se trata de ceremonias con 200 ó más invitados, no es necesario que vayan personalizadas ni firmadas por el anfitrión. Distinto es si se trata de una reunión para 20 ó 30 personas: En este caso, debe ir firmadas, aunque la firma jamás debe fotocopiarse.

- Cuando no hay plena certeza de que el anfitrión pueda presentarse en la reunión o cuando por razones de recientes ascensos no se tiene certeza de su nombre al momento de imprimirse las invitaciones, se reemplaza el nombre por el cargo.

- La tarjeta debe considerar el escudo de la Universidad. Para un acabado más elegante, conviene mandar a hacerlo en sobrerelieve en la parte superior izquierda de la tarjeta. En cualquier caso, hay que cuidarse de la redundancia.

- Cuando son dos o más las instituciones anfitrionas, elescudo o logo de la más importante debe ir ubicado en ellogo superior derecho –si son dos o un número par- o al centro –si son tres o una cifra impar-.

- Cuando los anfitriones son dos o más y las tarjetas vansuscritas, las firmas de quienes invitan deben quedar en la primera línea.

- Si la invitación es para un acto en honor de una persona, debe precisarse el homenajeado y el motivo de la actividad.

- Poner en algún lugar visible, en la parte inferior de la tarjeta, S.R.C. (Se ruega confirmar) y agregar el fono contacto para la confirmación.

- Si es necesario, señalar el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado.

- Siempre hay que invitar a un mayor número de personas que las presupuestadas.

¿Cómo se utiliza en los actos la bandera institucional?

- En las ceremonias se usará el pabellón (bandera) institucional, de acuerdo a las siguientes normas:

- La bandera institucional nunca, por motivo alguno, puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañen ni puede quedar izada a menor altura que las demás.

- La bandera de la Universidad debe ser colocada siempre en forma tal que destaque en el conjunto.

- En el caso de conferencias o testeras, la bandera institucional debe ir colocada al lado derecho del principal orador, esto es a la izquierda según la percepción del público.

- Si está acompañada de un número par de banderas, ocupará el lugar al centro de ellas. Los demás pabellones, en tanto, se colocarán a su derecha e izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de precedencia establecido.

- Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador, u otra ubicación en forma que destaque.

- La precedencia de las otras banderas presentes será determinada por orden alfabético, salvo que existieren otros motivos que considerar -jerarquía de las instituciones representadas, presencia de pabellones de naciones extranjeras u otra razón igualmente atendible-.

Interpretación de Himnos

El Himno Nacional será interpretado únicamente en los actos universitarios solemnes de inauguración del año académico y de celebración del aniversario institucional o en presencia del Presidente de la República, al comienzo de la ceremonia. En los otros actos, sólo se interpretará el Himno de la Universidad, al inicio o al término de la actividad.